Эксперт ZOOMIA Inc о подготовке к автоматизации бизнеса

Добрый день, сегодня я хотел бы поговорить с вами о том, что нужно понять для себя владельцу бизнеса, прежде чем приступать к выбору CRM-системы.

1. Проанализируйте свои бизнес процессы и найдите слабое звено

Составьте обычный алгоритм действий ваших сотрудников и найдите те моменты, в которых они чаще всего допускают ошибки или работают медленно. Именно проблемные и рутинные процессы следует автоматизировать в первую очередь. Например, у многих предпринимателей – это создание единой базы данных, базы клиентов.

2. Определите основные данные компании

Правильно собранная в одну базу данных информация способствует эффективной организации рабочего процесса. Определите: с какими данными имеет дело ваша компания (клиенты, сотрудники, заявки, счета и т.д.). Далее составьте списки рабочих полей, например к клиентам: ФИО, телефонный номер, адрес и пр.

3. Шаблоны документации

В любой компании есть определенный набор документов, заполнение которых происходит ежедневно\ еженедельно  - рутинные документы.

Определите эти основные документы, отметьте неизменяемый текст и выберите данные, которые должны автоматически подтягиваться в документ.

4. Отчетность

Та же история и с отчетами компании. Всем известно, что отчетность отнимает много времени и сил у сотрудников. К тому же автоматизированное получение мгновенного отчета повысит достоверность документа и отразит текущее положение дел компании. Необходимо будет определить будущие фильтры (изменяемые параметры при формировании отчета). Лучше сделать отчеты простыми, чтобы быстро вникать в их суть.

5. Рассылки

Поддержание отношений с клиентами важный момент в бизнесе. Приглашения на мероприятия, поздравления с праздниками, информирование о скидках через электронную почту и SMS – опять же рутина. Чтобы автоматизировать процесс необходимо понять, как часто вы можете осуществлять рассылки и каким путем.

6. Автоматизировать вычисления

Автоматизация вычислений: от простых «цена умноженное на количество равно сумма», до более сложных формул сэкономит время сотрудникам и поможет избежать ошибок. В первую очередь, в новую CRM-систему нужно перенести те вычисления, которые уже хранились до этого вMicrosoft Excel или других программах.

7. Разграничение доступа сотрудников

Согласитесь, продавцу не нужно видеть бухгалтерский баланс или информацию, предназначенную строго для начальства. К тому же лишняя информация будет отвлекать, и мешать рабочему процессу. Определите: какая информация необходима тому или иному сотруднику, в каких процессах он задействован.

Обозначив для себя эти моменты, вы получите примерное техническое задание, которое уже сможете детализировать вместе со специалистами по автоматизации бизнеса.